Per la cultura del comunicare

Congressi, Eventi e Incentives

IncentivesCongressi e Formazione fornisce tutto il supporto tecnico necessario alla realizzazione del congresso. Grazie alla nostra attrezzatura, continuamente aggiornata e all’esperienza del nostro personale, possiamo offrire un supporto tecnico all’avanguardia unico in Italia. La caratteristica principale di IncentivesCongressi e Formazione è offrire al cliente un servizio completo, affidabile e di qualità nel rispetto degli obiettivi, dei tempi e dei metodi richiesti con una struttura agile e flessibile. Ogni manifestazione viene seguita con attenzione sin dai primi passi fino alla sua completa chiusura.

Nel dettaglio procediamo secondo questo schema:

  • Contatti Preliminari
  • Piano Di Fattibilità elaborato dopo aver analizzato e studiato le esigenze espresse dal committente stesso confrontandosi su dati reali, misurabili e quantificabili sia di natura logistica (organizzazione dell’evento) sia di natura sensibile (cosa si vuole comunicare). Sulla base della sua esperienza maturata fino ad oggi, IncentivesCongressi e Formazione, se non richiesto, non prevede il rischio imprenditoriale in quanto lavorando in una vastissima gamma di settori, ritiene che la collaborazione tra agenzia e committente porti risultati economici certi che permettono di concretizzare rapporti professionali duraturi nel tempo
  • Budget Analitico redatto suddividendo la manifestazione nelle sue principali fasi
  • Scelta dei Fornitori dei materiali, di impianti e di servizi. La scelta dei fornitori inoltre si basa su anni di esperienza e comprovata abilità nel rispettivo settore.
  • Realizzazione degli Stampati e relativa divulgazione di programmi, locandine, volumi degli atti attestati di partecipazione, inviti e carta intestata. All’interno della struttura un grafico professionista studia e crea immagini grafiche ad hoc con logo personalizzato per ogni singola manifestazione al fine di ottenere la miglior visibilità
  • Gestione della Corrispondenza con relatori, moderatori, ospiti e partecipanti
  • Media: è necessario affiancare alla comunicazione interna anche una efficace comunicazione esterna per ottenere massima visibilità e partecipazione
  • Collaborazione con il Comitato Organizzatore con partecipazione alle riunioni e stesura dei verbali
  • Programma Sociale
  • Gestione di Viaggio e Soggiorno di ospiti, partecipanti e accompagnatori che vengono seguiti con particolare attenzione. La tempestività e la precisione delle risposte a ogni relatore o invitato sono un elemento fondamentale per la riuscita della manifestazione
  • Gestione e Controllo degli aspetti economici, continua e costante attenzione alle spese e agli investimenti relativi al congresso per evitare spreco di risorse e dannosi fuori-budget
  • Attività di Marketing: ricerca e scelta di sponsor a supporto dell’economia e dell’immagine dell’evento. Le sponsorizzazioni sono sinonimo e garanzia della qualità dell’evento
  • Stesura del Consuntivo Finale

Business Travel

IncentivesCongressi e Formazione è anche Business Travel e grazie al collegamento diretto a due piattaforme, Amadeus e Sabre, è costantemente connessa ai sistemi di prenotazione di compagnie aeree, marittime, alberghi e autonoleggio.

IncentivesCongressi e Formazione realizza per i singoli e per le aziende soluzioni complete e su misura per i viaggi d’affari, con la scelta delle migliori combinazioni di orari e compagnie e massima attenzione al comfort e all’economicità.

Gestione segreteria di Società Scientifiche

IncentivesCongressi e Formazione si occupa della gestione della segreteria operativa e amministrativa di società scientifiche nazionali ed internazionali.

Provider Ecm

IncentivesCongressi e Formazione ha ottenuto l’accreditamento come Provider ECM dal Ministero della Salute e l’iscrizione all’Albo nazionale di Provider ECM Agenas con il numero identificativo 3874. Tale riconoscimento è valido per formazione tramite eventi residenziali, FAD (Formazione A Distanza) e formazione sul campo su tutto il territorio nazionale. IncentivesCongressi e Formazione gestisce autonomamente i progetti di formazione sviluppati all’interno del Board Scientifico e su incarico dei responsabili scientifici per tutte le discipline mediche. IncentivesCongressi e Formazione garantisce supporto operativo per tutta l’attività di accreditamento ECM sia come provider diretto sia in outsourcing per altri provider accreditati.

L’attività comprende:

  • Gestione operativa del piano formativo
  • Gestione pagamenti e tasse ministeriali
  • Rapportazioni al Ministero della Salute
  • Stesura dei contratti con gli sponsor ed eventuali fatturazioni
  • Stesura dei contratti con i relatori ed eventuali fatturazioni
  • Raccolta della documentazione relativa ai docenti
  • Rilevamento delle presenze con lettori ottici e sistema di codici a barre
  • Preparazione, stampa e successiva correzione con software dedicato dei questionari di valutazione dell’apprendimento
  • Attribuzione dei crediti formativi e successiva pubblicazione on-line degli attestati ECM
  • Archiviazione e conservazione dei documenti ECM per 5 anni come da regolamento

Servizi per l’azienda Farmaceutica

  • Gestione pratiche AIFA (Agenzia Italiana del Farmaco)
  • Gestione logistica delegazioni, compresa la gestione dei viaggi e dell’ospitalità, per gruppi che partecipano a Congressi ed Eventi

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