Congressi, Eventi e Incentives
IncentivesCongressi e Formazione fornisce tutto il supporto tecnico necessario alla realizzazione del congresso. Grazie alla nostra attrezzatura, continuamente aggiornata e all’esperienza del nostro personale, possiamo offrire un supporto tecnico all’avanguardia unico in Italia. La caratteristica principale di IncentivesCongressi e Formazione è offrire al cliente un servizio completo, affidabile e di qualità nel rispetto degli obiettivi, dei tempi e dei metodi richiesti con una struttura agile e flessibile. Ogni manifestazione viene seguita con attenzione sin dai primi passi fino alla sua completa chiusura.
Nel dettaglio procediamo secondo questo schema:
- Contatti Preliminari
- Piano Di Fattibilità elaborato dopo aver analizzato e studiato le esigenze espresse dal committente stesso confrontandosi su dati reali, misurabili e quantificabili sia di natura logistica (organizzazione dell’evento) sia di natura sensibile (cosa si vuole comunicare). Sulla base della sua esperienza maturata fino ad oggi, IncentivesCongressi e Formazione, se non richiesto, non prevede il rischio imprenditoriale in quanto lavorando in una vastissima gamma di settori, ritiene che la collaborazione tra agenzia e committente porti risultati economici certi che permettono di concretizzare rapporti professionali duraturi nel tempo
- Budget Analitico redatto suddividendo la manifestazione nelle sue principali fasi
- Scelta dei Fornitori dei materiali, di impianti e di servizi. La scelta dei fornitori inoltre si basa su anni di esperienza e comprovata abilità nel rispettivo settore.
- Realizzazione degli Stampati e relativa divulgazione di programmi, locandine, volumi degli atti attestati di partecipazione, inviti e carta intestata. All’interno della struttura un grafico professionista studia e crea immagini grafiche ad hoc con logo personalizzato per ogni singola manifestazione al fine di ottenere la miglior visibilità
- Gestione della Corrispondenza con relatori, moderatori, ospiti e partecipanti
- Media: è necessario affiancare alla comunicazione interna anche una efficace comunicazione esterna per ottenere massima visibilità e partecipazione
- Collaborazione con il Comitato Organizzatore con partecipazione alle riunioni e stesura dei verbali
- Programma Sociale
- Gestione di Viaggio e Soggiorno di ospiti, partecipanti e accompagnatori che vengono seguiti con particolare attenzione. La tempestività e la precisione delle risposte a ogni relatore o invitato sono un elemento fondamentale per la riuscita della manifestazione
- Gestione e Controllo degli aspetti economici, continua e costante attenzione alle spese e agli investimenti relativi al congresso per evitare spreco di risorse e dannosi fuori-budget
- Attività di Marketing: ricerca e scelta di sponsor a supporto dell’economia e dell’immagine dell’evento. Le sponsorizzazioni sono sinonimo e garanzia della qualità dell’evento
- Stesura del Consuntivo Finale
Business Travel
IncentivesCongressi e Formazione è anche Business Travel e grazie al collegamento diretto a due piattaforme, Amadeus e Sabre, è costantemente connessa ai sistemi di prenotazione di compagnie aeree, marittime, alberghi e autonoleggio.
IncentivesCongressi e Formazione realizza per i singoli e per le aziende soluzioni complete e su misura per i viaggi d’affari, con la scelta delle migliori combinazioni di orari e compagnie e massima attenzione al comfort e all’economicità.
Gestione segreteria di Società Scientifiche
IncentivesCongressi e Formazione si occupa della gestione della segreteria operativa e amministrativa di società scientifiche nazionali ed internazionali.
Provider Ecm
IncentivesCongressi e Formazione ha ottenuto l’accreditamento come Provider ECM dal Ministero della Salute e l’iscrizione all’Albo nazionale di Provider ECM Agenas con il numero identificativo 3874. Tale riconoscimento è valido per formazione tramite eventi residenziali, FAD (Formazione A Distanza) e formazione sul campo su tutto il territorio nazionale. IncentivesCongressi e Formazione gestisce autonomamente i progetti di formazione sviluppati all’interno del Board Scientifico e su incarico dei responsabili scientifici per tutte le discipline mediche. IncentivesCongressi e Formazione garantisce supporto operativo per tutta l’attività di accreditamento ECM sia come provider diretto sia in outsourcing per altri provider accreditati.
L’attività comprende:
- Gestione operativa del piano formativo
- Gestione pagamenti e tasse ministeriali
- Rapportazioni al Ministero della Salute
- Stesura dei contratti con gli sponsor ed eventuali fatturazioni
- Stesura dei contratti con i relatori ed eventuali fatturazioni
- Raccolta della documentazione relativa ai docenti
- Rilevamento delle presenze con lettori ottici e sistema di codici a barre
- Preparazione, stampa e successiva correzione con software dedicato dei questionari di valutazione dell’apprendimento
- Attribuzione dei crediti formativi e successiva pubblicazione on-line degli attestati ECM
- Archiviazione e conservazione dei documenti ECM per 5 anni come da regolamento
Servizi per l’azienda Farmaceutica
- Gestione pratiche AIFA (Agenzia Italiana del Farmaco)
- Gestione logistica delegazioni, compresa la gestione dei viaggi e dell’ospitalità, per gruppi che partecipano a Congressi ed Eventi

